Angka 2.000 peserta mungkin terdengar dramatis kalau belum pernah handle sendiri. Tapi ketika kami tiba di venue Astra International Annual Conference jam 6 pagi, barisan kru setup di mana-mana, dan sound engineer sedang final check — realita itu langsung terasa.
Project ini adalah salah satu yang paling demanding dari segi logistik. Lima orang tim kami — 3 videografer dan 2 fotografer — harus bisa cover 8 jam acara tanpa jeda yang berarti, di venue indoor dengan pencahayaan yang terus berubah dari sesi ke sesi.
Briefing dan Pembagian Area
Sehari sebelum event, kami datang untuk floor plan briefing bersama tim EO Astra. Venue dibagi jadi 5 zona: main stage, breakout rooms, networking area, exhibition hall, dan backstage. Dari 5 zona itu kami mapping siapa cover apa, dan kapan harus shift.
- Videografer A: main stage + director's cut angle statik
- Videografer B + C: roaming — reaksi audiens, networking, detail shot
- Fotografer A: wide coverage + key moments (opening, award, closing)
- Fotografer B: candid + portrait session VIP dan peserta
Tantangan di Lapangan
Ada tiga tantangan utama yang kami hadapi hari itu. Pertama, perubahan lighting yang drastis antar sesi — dari warm spotlights di keynote speech, ke harsh overhead fluorescent saat breakout session, ke ambient dim lighting saat gala dinner.
Kedua, kepadatan venue. Di sesi networking, 2.000 orang bergerak bebas dan kamera harus tetap mobile tanpa ganggu peserta. Kami pakai lensa 70-200mm dari posisi elevated untuk candid shot jarak jauh yang tetap tajam.
“Di event berskala ini, yang paling penting bukan siapa yang paling cepat — tapi siapa yang paling siap mengantisipasi momen sebelum terjadi.”
— Tim Hayuk Main
Hasil dan Takeaway
Setelah 8 jam shooting dan 5 hari editing, kami deliver: 1 aftermovie 3 menit, 400+ foto edited, dan 12 short clip media sosial. Client happy, dan kami punya banyak lesson baru untuk event berskala serupa. Kalau kamu punya event corporate besar, lihat paket aftermovie kami atau langsung book.
Tim kreatif di balik Hayuk Main Creative Lab — production house berbasis di Jakarta yang fokus pada fotografi, videografi, dan visual storytelling sejak 2018.